Das ist zu tun
- Fordern Sie alle Unterlagen in einer Checkliste an. Legen Sie für jeden Punkt Zeitraum, Seitenumfang und erforderliche Unterschrift fest.
- Legen Sie den Erinnerungsplan beim Versand der Anforderung fest. So hängt das Nachfassen nicht davon ab, ob jemand daran denkt.
- Erkennen Sie falsche, unscharfe und unvollständige Dateien beim Upload, solange der Mandant das Dokument noch zur Hand hat.
- Unterlagen von Mandanten anfordern: 8 E-Mail-Vorlagen
- Mandantenunterlagen in 6 Schritten anfordern
- KI-Prüfung von Unterlagen beim Upload
Warum senden Mandanten Unterlagen zu spät oder falsch?
Die meisten verspäteten Unterlagen gehen auf eine unklare Anforderung zurück. Eine E-Mail mit „Bitte senden Sie uns Ihre Kontoauszüge“ sagt nicht, für welches Konto, welche Monate oder welches Format benötigt wird. Der Mandant schickt, was gerade verfügbar ist, und die Kanzlei entdeckt die Lücke erst Tage später.
Die zweite Ursache ist der zeitliche Abstand zwischen Anforderung und Korrektur. Ein Mandant sendet am Montag ein unscharfes Foto. Jemand in der Kanzlei öffnet es am Donnerstag und schreibt zurück. Bis dahin liegt das Dokument wieder irgendwo, und dieselbe Unterlage braucht eine weitere Woche.
Die dritte Ursache ist verstreutes Nachfassen. Anforderungen stehen in E-Mail-Verläufen, Antworten kommen als Anhänge, und niemand hat eine gemeinsame Liste der noch fehlenden Unterlagen für jeden Mandanten. Das Nachfassen hängt dann vom Gedächtnis ab.
Was kostet das Nachfassen einer Kanzlei?
Jede fehlende Unterlage erzeugt eine kleine Aufgabe: den Verlauf suchen, den Eingang prüfen, nachfassen und erneut kontrollieren. Keine dieser Tätigkeiten ist abrechenbar. Gleichzeitig bindet sie Mitarbeitende, die eigentlich am Mandat arbeiten sollten.
Außerdem verschieben sich Fristen. Eine Steuererklärung, ein Antrag oder der Monatsabschluss kann nicht beginnen, solange ein Kontoauszug fehlt. Die Arbeit sammelt sich am Ende des Zeitraums. Auch Mandanten bemerken die wiederholten E-Mails. Eine dritte Erinnerung an dieselbe Datei verbessert die Zusammenarbeit nicht.
Wie ersetzen Sie manuelles Nachfassen in vier Schritten?
Verlagern Sie die drei Schwachstellen, die Anforderung, die Korrektur und das Nachfassen, an einen Ort, der ohne ständige Kontrolle arbeitet.
- Formulieren Sie die Anforderung als Checkliste. Verwenden Sie einen Punkt pro Dokument und nennen Sie jeweils das zugehörige Konto oder die Person, den Zeitraum sowie den benötigten Seitenumfang und eine erforderliche Unterschrift.
- Senden Sie einen Link statt eines E-Mail-Verlaufs. Der Mandant öffnet jedes Mal denselben Link, sieht erledigte und offene Punkte und lädt Unterlagen ohne Konto vom Smartphone oder Computer hoch.
- Prüfen Sie Dateien direkt beim Eingang. Eine unscharfe, abgeschnittene, falsch datierte, nicht unterschriebene oder unvollständige Datei sollte sofort mit einer verständlichen Begründung an den Mandanten zurückgehen.
- Planen Sie die Erinnerungen im Voraus. Legen Sie die Termine beim Versand der Anforderung fest. Jede Erinnerung sollte nur noch fehlende Unterlagen nennen und enden, sobald die Liste vollständig ist.
Wie funktionieren automatische Erinnerungen in DocAsker?
In DocAsker legt die Kanzlei den Erinnerungsplan für jede Anforderung fest. Erinnerungen werden in allen Tarifen per E-Mail versendet, in den Tarifen Pro und Firm zusätzlich per SMS.
Jede Erinnerung nennt nur die Punkte, die noch fehlen oder auf einen erneuten Upload warten, und enthält denselben Upload-Link. Hat ein Mandant vier von sechs Dokumenten eingereicht, wird er nur nach den übrigen zwei gefragt, nicht erneut nach der vollständigen Liste.
Die Erinnerungen enden automatisch, sobald die Checkliste vollständig ist. Ihr Team sieht die Dateien, die die Prüfungen bestanden haben, sowie Dateien, die zur Prüfung durch eine Person markiert wurden. Niemand muss daher jeden Upload einzeln öffnen, um seine Verwendbarkeit festzustellen.
Eine erste Nachricht, die Nachfassen reduziert
Eine klare erste Nachricht bewirkt mehr als jede Erinnerung. Schreiben Sie, was Sie benötigen, bis wann und wie lange der Vorgang dauert. Passen Sie diesen Text an Ihre Kanzlei an.
Unterlagen für [engagement], fällig bis [deadline]
Guten Tag [first name], für [engagement] benötigen wir bis [deadline] [number] Dokumente von Ihnen. Die vollständige Liste finden Sie unter diesem Link: [upload link] Sie können die Unterlagen vom Smartphone oder Computer hochladen. Ein Konto ist nicht erforderlich. Bei jedem Punkt steht genau, was wir benötigen. Wenn eine Datei unleserlich ist oder den falschen Zeitraum abdeckt, wird Ihnen das sofort angezeigt. Sie können dann eine bessere Datei hochladen. Sie können den Vorgang unterbrechen und später über denselben Link fortsetzen. Wenn noch Unterlagen fehlen, senden wir Ihnen eine kurze Erinnerung. Vielen Dank [your name]
Wann muss trotzdem eine Person eingreifen?
Automatische Erinnerungen decken vergessene Unterlagen und unklare Anforderungen ab. Sie helfen jedoch nicht, wenn ein Mandant ein Dokument gar nicht beschaffen kann, etwa weil ein Konto geschlossen wurde oder ein Formular verloren gegangen ist. Vereinbaren Sie in diesem Fall eine Alternative und dokumentieren Sie, was die Kanzlei akzeptiert hat.
Wenn ein Mandant auf keine Erinnerung reagiert, rufen Sie ihn an. Ein zweiminütiges Gespräch zeigt oft, dass die Anforderung an die falsche Person ging oder ein einzelner Punkt die übrigen Unterlagen blockiert.
