In breve
- I controlli rispondono a una domanda: è il documento richiesto dallo studio, leggibile e completo?
- Se un controllo non va a buon fine, il file torna al cliente con il motivo. Se il risultato non è certo, passa a una persona dello studio.
- Nel nostro test su 19 documenti preparati, nessuno dei 13 file con difetti è stato accettato.
- Come verificare i documenti caricati dai clienti
- Istruzioni per la scansione da telefono da inviare ai clienti
- Come smettere di inseguire i clienti per i documenti
Cosa controlla la verifica con IA dei documenti?
DocAsker esegue cinque controlli su ogni caricamento. Ogni voce della checklist documenti indica quali controlli applicare, quindi una copia della carta d’identità e una lettera di incarico firmata vengono valutate con regole diverse.
- Qualità dell’immagine: sfocatura, riflessi e bordi ritagliati o tagliati.
- Tipo di documento: il file corrisponde al documento richiesto. Una bolletta non può sostituire un estratto conto.
- Date e periodi: periodi dell’estratto conto, date di emissione e scadenza, confrontati con la richiesta. Per esempio, una carta d’identità che deve essere valida ancora per 6 mesi.
- Firme: il campo della firma è compilato.
- Completezza: un documento di più pagine contiene tutte le pagine.
Cosa succede quando un controllo non va a buon fine?
Il cliente vede il motivo con parole semplici nella pagina di caricamento. Per esempio, l’estratto conto copre da aprile a giugno, mentre la richiesta riguarda da gennaio a marzo. Può caricare subito un file migliore, mentre il documento è ancora davanti a lui.
Un controllo può avere tre esiti: superato, non superato o da verificare. Quando non è possibile valutare il file con sufficiente certezza, per esempio perché la data non è visibile in una foto, il caricamento viene segnalato a una persona dello studio invece di essere accettato o rifiutato.
Il team dello studio vede i file che hanno superato i controlli e quelli segnalati per una verifica. Nessuno deve aprire ogni caricamento per trovare quelli inutilizzabili.
Cosa è successo nel nostro test su 19 documenti
A novembre 2026 abbiamo sottoposto 19 documenti di test preparati da noi allo stesso controllo eseguito su un caricamento reale: 16 in inglese e 3 in turco, tra PDF, PDF scansionati e foto scattate con il telefono. Tredici contenevano intenzionalmente un difetto. Sei erano corretti.
Nessuno dei 13 documenti con difetti è stato accettato. Dodici sono stati rimandati al cliente per un nuovo caricamento con il relativo motivo, mentre uno, una foto senza data di emissione visibile, è stato inviato a una persona per la verifica, come previsto in quel caso. Dei 6 documenti corretti, 5 sono stati accettati. Un PDF completo di tre pagine è stato inviato a una persona per la verifica invece di essere accettato.
Si tratta di un test circoscritto, eseguito una sola volta su documenti creati da noi. Non conteneva documenti di clienti. Mostra come si comportano i controlli nei casi chiari, ma non rappresenta un tasso di accuratezza misurato per ogni documento che uno studio può ricevere.
- Documento errato: un ordine di acquisto caricato al posto della fattura richiesta. Rimandato al cliente.
- Non aggiornato: una fattura emessa più di 30 giorni prima del limite previsto dalla richiesta. Rimandata al cliente.
- Firma assente: un contratto non firmato, scansionato e fotografato, in inglese e in turco. Rimandato al cliente ogni volta.
- Pagine mancanti: pagina 1 di un documento di 3 pagine. Rimandato al cliente.
- Foto illeggibile: una sfocata, una con riflessi e una ritagliata. Rimandata al cliente ogni volta.
- Testo nel file che chiedeva al sistema di accettare tutto. Ignorato, e il file è stato rimandato come documento errato.
Cosa non fa la verifica con IA dei documenti
Non conferma che un documento sia autentico. I controlli confrontano il file con la richiesta. Non rilevano falsificazioni né verificano l’identità e non sostituiscono i controlli che lo studio deve svolgere in base ai propri obblighi professionali o antiriciclaggio.
Non decide se il contenuto è corretto. Un estratto conto può coprire il periodo giusto e mostrare comunque un’operazione da approfondire. Questa valutazione resta al tuo team.
Può essere prudente. Come nel nostro test, a volte un file corretto viene inviato a una persona invece di essere accettato. Preferiamo questo approccio all’accettazione di un file errato, e chi lo esamina può accettarlo con una sola decisione.
Come imposta i controlli uno studio
Ogni voce della checklist documenti ha le proprie regole: un intervallo di date richiesto, una firma, una validità minima, un numero minimo di pagine. Le checklist già pronte sono un punto di partenza e puoi modificare le regole di ogni voce prima di inviare la richiesta.
Ogni piano include i controlli con IA su ogni caricamento. Con il piano Firm puoi anche scrivere controlli personalizzati per i tuoi documenti, per esempio verificare che il totale di una fattura sia indicato in una determinata valuta.
