O que fazer
- Monte a lista de cada cliente com base na declaração do ano anterior e inclua o que mudou neste ano.
- Defina um prazo interno que dê tempo à equipe para preparar a declaração e informe essa data ao cliente.
- Envie as solicitações em lotes e deixe os lembretes funcionando, para que os responsáveis só precisem intervir nos casos parados.
- Portal do cliente para contabilidade que confere cada envio
- Documentos contábeis de fim de ano para solicitar aos clientes
- Como solicitar extratos bancários de clientes na contabilidade
- Como parar de cobrar documentos dos clientes
Quando o escritório deve começar a solicitar os documentos fiscais?
Comece assim que o ano-calendário terminar, antes de os clientes terem recebido tudo. Uma solicitação antecipada mostra ao cliente o que deve guardar e onde enviar cada documento à medida que ele chegar.
Faça o planejamento a partir do prazo de entrega da declaração. Defina quantos dias úteis a equipe precisa para cada declaração, reserve tempo para dúvidas e informe ao cliente uma data anterior. Quando o cliente recebe apenas o prazo oficial, ele tende a deixar tudo para o prazo oficial.
Quais documentos fiscais o escritório deve solicitar aos clientes?
A lista depende do país, do tipo de declaração e da situação do cliente, portanto confirme os itens de cada contrato de prestação de serviços. A maioria dos escritórios começa pelos mesmos grupos e remove o que não se aplica.
A declaração do ano anterior é a melhor referência. Cada fonte de renda, dedução e conta que apareceu nela vira um item da lista deste ano. Depois, pergunte o que mudou: um novo emprego, a venda de um imóvel, um novo dependente ou uma empresa que foi aberta ou encerrada.
- Identificação e mudanças: um questionário breve sobre alterações de endereço, família e trabalho, além de uma cópia do RG ou da CNH para novos clientes.
- Comprovantes de renda: holerites, informes de rendimentos de empregadores, bancos, corretoras e plataformas referentes ao ano-calendário.
- Registros da empresa: extratos bancários e de cartões de cada conta empresarial durante todo o ano, registros de vendas e despesas e relatórios de folha de pagamento.
- Deduções e abatimentos: recibos e comprovantes dos itens informados pelo cliente no ano anterior ou que ele espera informar agora.
- Imóveis e investimentos: documentos de compra e venda, comprovantes de juros de financiamento, rendimentos de aluguel e despesas relacionadas.
- Formulários assinados: o contrato de prestação de serviços e qualquer autorização de que o escritório precise para entregar a declaração em nome do cliente.
Fluxo de coleta durante a temporada do IRPF
Os mesmos quatro passos funcionam para poucos ou muitos clientes. Quando o volume aumenta, o fluxo não pode depender de alguém se lembrar de fazer cada acompanhamento.
- Prepare um checklist por tipo de cliente, como empregado, autônomo e empresa, e ajuste cada um com base nos documentos do ano anterior.
- Envie as solicitações em lotes, começando pelos clientes cujas declarações levam mais tempo ou que atrasaram no ano passado.
- Programe os lembretes ao enviar a solicitação, com intervalos menores à medida que o prazo interno se aproxima.
- Revise o status uma vez por semana por cliente, não por conversa de e-mail, e ligue para os poucos clientes que ainda não abriram o link.
Copie o e-mail de solicitação de documentos fiscais
Envie este texto com o link de envio. Substitua o ano, o prazo e os exemplos pelos que se aplicam aos seus clientes.
Seus documentos do IRPF de [ano-calendário], até [prazo interno]
Olá, [primeiro nome], Está na hora de preparar sua declaração de IRPF de [ano-calendário]. Para entregá-la no prazo, precisamos receber seus documentos até [prazo interno]. Sua lista personalizada está neste link: [link de envio] Envie cada documento assim que o receber. Você não precisa criar uma conta e pode voltar ao mesmo link quantas vezes quiser. Envie os documentos completos: todas as páginas, referentes a todo o ano. Se algo mudou neste ano, como um novo emprego, uma mudança de endereço ou a venda de um imóvel, responda a este e-mail para que possamos incluir os itens corretos. Obrigado, [seu nome]
Como o DocAsker organiza a coleta na temporada do IRPF
Cada cliente recebe um link seguro com seu checklist. Ele envia os arquivos pelo celular ou computador, sem conta ou senha, e volta ao mesmo link à medida que os documentos chegam nas semanas seguintes.
Cada envio é verificado assim que chega. Um extrato referente ao período errado, um formulário com página faltando ou uma foto ilegível volta para o cliente com o motivo, para que sua equipe não descubra o problema na semana do prazo.
Os lembretes seguem o cronograma definido por você e listam apenas os itens que ainda estão pendentes ou precisam ser reenviados. Eles param quando o checklist é concluído. Os arquivos aceitos recebem nomes padronizados e são armazenados no workspace ou, nos planos Pro e Firm, no Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
Como lidar com envios atrasados e parciais
Alguns documentos não chegam cedo porque o emissor os envia com atraso. Mantenha esses itens em aberto no mesmo link em vez de enviar uma segunda solicitação e comece a declaração com o que já recebeu, se o seu processo permitir.
Defina antecipadamente o que acontece depois do prazo interno, como uma extensão ou uma janela posterior de entrega, e informe isso no primeiro e-mail. Os clientes costumam responder melhor a uma consequência definida do que a um quarto lembrete.
