Ne yapmalı?
- Her mükellefin evrak listesini geçen yılki beyannameden oluşturun, ardından bu yıl değişenleri ekleyin.
- Ekibin beyannameyi hazırlayabilmesi için yeterli zaman bırakacak bir iç son tarih belirleyin ve bu tarihi mükellefe bildirin.
- Talepleri gruplar halinde gönderin ve hatırlatmaları otomatik ilerletin. Böylece sorunu çözemeyen birkaç mükellef için ayrıca devreye girersiniz.
- Mali müşavirler için her yüklemeyi kontrol eden mükellef evrak portalı
- Mükelleften yıl sonu muhasebe evrakları isteyin
- Mükelleflerden banka ekstresi nasıl istenir?
- Müşterilerden evrak istemek için sürekli takip etmeyi nasıl bırakırsınız?
Bir büro vergi evrakını istemeye ne zaman başlamalı?
Vergi yılı kapanır kapanmaz, mükellefler tüm evraklarını almadan önce başlayın. Erken gönderilen talep, mükellefe hangi evrakları saklaması ve gelen her evrakı nereye yüklemesi gerektiğini gösterir.
Beyanname verme tarihinden geriye doğru plan yapın. Ekibinizin her beyanname için kaç iş gününe ihtiyaç duyduğunu belirleyin, sorular için zaman ekleyin ve mükellefe bu tarihten daha erken bir son tarih verin. Mükellefe yalnızca yasal süreyi söylerseniz, evrakları yasal sürenin sonuna bırakması muhtemeldir.
Bir büro mükelleflerinden hangi vergi evrakını istemeli?
Liste; ülkeye, beyannamenin türüne ve mükellefin durumuna göre değişir. Bu nedenle her hizmet sözleşmesi için listeyi doğrulayın. Çoğu büro aynı ana gruplarla başlar ve geçerli olmayanları çıkarır.
Geçen yılın beyannamesi en iyi başlangıç noktasıdır. Orada yer alan her gelir kaynağı, indirim ve hesap bu yılın listesinde bir kalem olur. Ardından nelerin değiştiğini sorun: yeni bir iş, taşınma, gayrimenkul satışı veya açılan ya da kapanan bir işletme.
- Kimlik ve değişiklikler: adres, aile ve çalışma durumundaki değişiklikleri soran kısa bir form; yeni mükellefler için nüfus cüzdanı veya T.C. kimlik kartı örneği.
- Gelir evrakı: işverenlerin, bankaların, aracı kurumların ve platformların vergi yılı için düzenlediği evraklar.
- İşletme kayıtları: işletmeye ait her banka hesabının yılın tamamını kapsayan banka ekstresi veya hesap özeti, kart ekstreleri, satış ve gider kayıtları, bordro ve bordro icmali.
- İndirim ve istisnalar: mükellefin geçen yıl bildirdiği veya bu yıl bildirmeyi beklediği kalemlere ilişkin makbuzlar ve hesap özetleri.
- Gayrimenkul ve yatırımlar: alım ve satım evrakları, kredi faiz hesap özetleri, kira gelirleri ve giderleri.
- İmzalı evraklar: hizmet sözleşmesi ve mükellef adına işlem yapmak için büronun ihtiyaç duyduğu yetkilendirme evrakları.
Vergi döneminde evrak toplama iş akışı
Aynı dört adım on mükellef için de birkaç yüz mükellef için de uygulanabilir. Mükellef sayısı arttığında önemli olan, iş akışının bir kişinin takip etmeyi hatırlamasına bağlı kalmamasıdır.
- Çalışan, şahıs işletmesi ve şirket gibi her mükellef türü için bir evrak listesi hazırlayın ve geçen yılın evraklarına göre mükellefe özel olarak düzenleyin.
- Talepleri gruplar halinde gönderin. Beyannamesi daha uzun süren veya geçen yıl evraklarını geç gönderen mükelleflerle başlayın.
- Talebi gönderirken hatırlatmaları planlayın. İç son tarih yaklaştıkça hatırlatmaların arasını kısaltın.
- Durumu e-posta yazışmalarına göre değil, mükellef bazında haftada bir inceleyin. Linki açmayan birkaç mükellefi telefonla arayın.
Vergi evrakı talep e-postasını kullanın
Bu metni yükleme linkiyle birlikte gönderin. Yılı, son tarihi ve örnekleri mükelleflerinize uygun şekilde değiştirin.
[vergi yılı] vergi evraklarınız için son tarih: [iç son tarih]
Merhaba [ad], [vergi yılı] yılı vergi beyannamenizi hazırlama zamanı geldi. Beyannamenizi zamanında verebilmemiz için evraklarınızı [iç son tarih] tarihine kadar göndermeniz gerekiyor. Size özel evrak listesine bu linkten ulaşabilirsiniz: [yükleme linki] Her evrakı elinize ulaştıkça yükleyin. Hesap açmanız gerekmez ve aynı linke dilediğiniz kadar geri dönebilirsiniz. Lütfen evrakların eksiksiz olduğundan emin olun: her sayfa ve yılın tamamı yüklenmelidir. Bu yıl yeni bir iş, taşınma veya gayrimenkul satışı gibi bir değişiklik olduysa, doğru kalemleri ekleyebilmemiz için yanıtınızda bize bildirin. Teşekkürler, [adınız]
DocAsker vergi dönemi evraklarını nasıl toplar?
Her mükellef, kendi evrak listesinin bulunduğu tek bir güvenli link alır. Mükellefler hesap veya parola olmadan telefondan ya da bilgisayardan evrak yükleyebilir ve sonraki haftalarda yeni evrakları geldikçe aynı linke dönebilir.
Her yükleme gelir gelmez kontrol edilir. Yanlış dönemi kapsayan bir hesap özeti, eksik sayfalı bir evrak veya okunamayan bir fotoğraf, nedeni açıklanarak mükellefe geri gönderilir. Böylece ekibiniz sorunu son hafta fark etmez.
Hatırlatmalar belirlediğiniz programa göre gönderilir ve yalnızca eksik kalan veya yeniden yüklenmesi beklenen kalemleri listeler. Evrak listesi tamamlandığında hatırlatmalar durur. Kabul edilen dosyalar tutarlı bir adlandırma düzeniyle yeniden adlandırılır ve çalışma alanına kaydedilir. Pro ve Firm planlarında Google Drive, Dropbox veya OneDrive da kullanılabilir.
Geç ve kısmi gönderimleri yönetin
Bazı evraklar, düzenleyen kurum geç gönderdiği için erkenden ulaşamaz. İkinci bir talep göndermek yerine bunları aynı linkte açık kalemler olarak tutun. Süreciniz izin veriyorsa, elinizdeki evraklarla beyanname hazırlığına başlayın.
İç son tarihiniz geçtikten sonra ne olacağını önceden belirleyin. Örneğin ek süre veya daha sonraki bir beyanname hazırlama sırası sunabilirsiniz. Bunu ilk e-postada belirtin. Mükellefler, dördüncü bir hatırlatmadan çok açıkça belirtilmiş bir sonraki adıma daha düzenli yanıt verir.
