Was Sie tun sollten
- Bestätigen Sie Rechtseinheit, Arbeitszeitraum und berechtigte Ansprechperson, bevor Sie eine Unterlagenanforderung erstellen.
- Verwenden Sie eine Zeile pro Dokument. So sieht die hochladende Person, wer es bereitstellt und wann es fällig ist.
- Nutzen Sie das Arbeitsblatt für Leistungsumfang und Ablauf. Fordern Sie vertrauliche Unterlagen über eine separate Unterlagenanforderung an.
- Checkliste zur Mandantenaufnahme für Steuerberater
- Monatliche Buchhaltung: Unterlagen von Mandanten anfordern
- So senden Sie einen sicheren Upload-Link an Mandanten
Füllen Sie das Arbeitsblatt im Aufnahmegespräch aus
Speichern Sie für jedes Unternehmen eine eigene Kopie. Halten Sie fest, wer den Leistungsumfang freigibt und wer die Unterlagen beschaffen kann. Gehören einem Mandanten mehrere Gesellschaften, klären Sie, welche Konten und Verpflichtungen zu welcher Einheit gehören.
Notieren Sie die Angaben, die Sie für die Abstimmung des Mandats benötigen. Fordern Sie Identitätsnachweise und andere vertrauliche Unterlagen über Ihren freigegebenen Kanal an. Tragen Sie keine Zugangsdaten zum Onlinebanking in das Arbeitsblatt ein.
Arbeitsblatt zur Aufnahme eines neuen Buchhaltungsmandats
Unternehmen und Firmenname: [Name] Rechtsform und Land: [Rechtsform und Land] Hauptansprechperson und Funktion: [Name, Funktion und geschäftliche E-Mail-Adresse] Zur Freigabe des Leistungsumfangs berechtigte Person: [Name und Funktion] Für die Zusammenstellung der Unterlagen zuständige Person: [Name und geschäftliche E-Mail-Adresse] Vereinbarte Leistung: [Finanzbuchhaltung, Nacharbeiten, Jahresabschluss oder Sonstiges] Erster Berichtszeitraum: [Startdatum bis Enddatum] Erster Prüftermin: [Datum] Bisherige Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssysteme: [verwendete Systeme] Einbezogene Bank-, Karten- und Zahlungskonten: [kurze Kontobezeichnungen] Änderungen im Zeitraum: [eröffnete oder geschlossene Konten, Personal, Vermögenswerte oder Sonstiges] Upload-Frist und Ablauf des Links: [Frist und Ablaufdatum] Unterlagenübersicht - [Unterlage] | [Zeitraum] | [wer sie bereitstellt] | [gewünschtes Format] | [Fälligkeitsdatum] - [Unterlage] | [Zeitraum] | [wer sie bereitstellt] | [gewünschtes Format] | [Fälligkeitsdatum] Offene Fragen und nächster Schritt: [Frage, zuständige Person und Datum]
Erstellen Sie aus jeder Zeile eine Anforderung in der Unterlagenliste
Zum Beispiel vereinbart die Nordlicht Logistik GmbH die Buchhaltung für März. Die Geschäftsleitung kann den Kontoauszug des Geschäftskontos und den Bericht des Zahlungsdienstleisters herunterladen. Das Lohnbüro stellt die Lohnabrechnungen für März bereit. Nehmen Sie diese drei Punkte mit den genauen Zeiträumen und dem gewünschten Dateiformat in die Unterlagenanforderung auf.
Richten Sie in DocAsker die Unterlagenanforderung für das Mandat ein, fügen Sie jeden Punkt hinzu und kopieren Sie den Upload-Link. Halten Sie fest, wer nachfasst, wenn eine andere Person eine Unterlage beisteuert. Senden Sie den Link direkt an die zuständige Person.
Bestätigen Sie den Leistungsumfang vor der ersten Frist
Senden Sie der Mandantschaft eine kurze Zusammenfassung des Auftrags, des Berichtszeitraums und der nächsten Schritte. Wird ein Konto nicht mehr genutzt oder fehlt eine Unterlage, halten Sie das fest und vereinbaren Sie vor Ablauf der Frist ein Ersatzdokument.
Speichern Sie das ausgefüllte Arbeitsblatt gemäß den Zugriffsregeln Ihrer Kanzlei in der Mandantenakte. Behalten Sie bei wiederkehrenden Mandaten den Leistungsumfang bei und aktualisieren Sie bei der nächsten Unterlagenanforderung die Zeiträume der Belege.
