Qué hacer
- Confirma la entidad, el período de trabajo y el contacto autorizado antes de crear una solicitud de documentación.
- Usa una fila por documento para que quien lo envíe sepa quién debe proporcionarlo y cuándo vence el plazo.
- Usa la plantilla para definir el alcance y la organización. Recopila los documentos privados mediante una solicitud de documentación independiente.
- Lista de documentación para clientes de asesorías
- Documentación mensual que pedir al cliente para la asesoría
- Cómo enviar un enlace seguro de subida al cliente
Completa la plantilla durante la conversación inicial
Guarda una copia independiente para cada entidad jurídica. Anota quién puede confirmar el alcance del servicio y quién puede conseguir los archivos. Si un cliente tiene varias entidades, confirma qué cuentas y obligaciones corresponden a cada una.
Anota los datos necesarios para coordinar el servicio. Recopila el DNI, el NIE u otros documentos privados mediante el canal autorizado de tu asesoría. No incluyas credenciales bancarias en la plantilla.
Plantilla de alta de un nuevo cliente de asesoría
Entidad jurídica y nombre comercial: [nombre] Tipo de entidad y país: [tipo de entidad y país] Contacto principal y cargo: [nombre, cargo y correo electrónico de trabajo] Persona autorizada para aprobar el alcance: [nombre y cargo] Persona encargada de recopilar los archivos: [nombre y correo electrónico de trabajo] Servicio acordado: [contabilidad mensual, puesta al día, cierre anual u otro] Primer período contable: [fecha de inicio a fecha de fin] Primera fecha de revisión: [fecha] Sistemas actuales de contabilidad y nóminas: [sistemas utilizados] Cuentas bancarias, tarjetas y cuentas de pago incluidas: [nombres breves de las cuentas] Cambios durante el período: [cuentas abiertas o cerradas, personal, activos u otros] Fecha límite de subida y vencimiento del enlace: [fecha límite y vencimiento] Relación de documentos - [documento] | [período] | [quién lo proporciona] | [formato preferido] | [fecha límite] - [documento] | [período] | [quién lo proporciona] | [formato preferido] | [fecha límite] Preguntas pendientes y próximo paso: [pregunta, responsable y fecha]
Convierte cada fila de documentos en un elemento de subida
Por ejemplo, Logística Norte S.L. acuerda encargar la contabilidad de marzo. La persona responsable de la empresa puede descargar el extracto de la cuenta operativa y el informe del proveedor de pagos. El proveedor de nóminas enviará el resumen de nóminas de marzo. Incluye esos tres elementos en la solicitud, con las fechas exactas y el formato de archivo esperado.
En DocAsker, configura la solicitud para esa entidad, añade cada elemento y copia el enlace del cliente. Anota quién hará el seguimiento si otra persona tiene un archivo. Envía el enlace directamente al destinatario autorizado.
Confirma el alcance antes de la primera fecha límite
Envía al cliente un breve resumen del servicio acordado, el período contable y el siguiente paso. Si ya no utiliza una cuenta o no puede conseguir un documento, anótalo y acuerda una alternativa antes de la fecha límite.
Guarda la plantilla completada en el expediente del cliente, de acuerdo con las normas de acceso de tu asesoría. Si el servicio es recurrente, conserva el alcance y actualiza los períodos de los documentos al preparar la siguiente solicitud.
