Wat je doet
- Controleer de entiteit, werkperiode en bevoegde contactpersoon voordat je een documentverzoek aanmaakt.
- Gebruik één regel per document, zodat duidelijk is wie het aanlevert en wanneer het nodig is.
- Gebruik het werkblad voor de opdracht en praktische afspraken. Verzamel vertrouwelijke documenten via een apart documentverzoek.
- Klantonboardingchecklist voor accountantskantoren
- Maandelijkse boekhouddocumenten opvragen bij klanten
- Een beveiligde uploadlink naar klanten sturen
Vul het werkblad in tijdens het intakegesprek
Bewaar voor elke juridische entiteit een aparte kopie. Noteer wie de opdracht en de reikwijdte kan bevestigen en wie de documenten kan verzamelen. Heeft één klant meerdere entiteiten, controleer dan welke rekeningen en verplichtingen bij elke entiteit horen.
Noteer de gegevens die nodig zijn om de opdracht af te stemmen. Verzamel identiteitsbewijzen en andere vertrouwelijke documenten via je goedgekeurde kanaal. Neem geen bankinloggegevens op in het werkblad.
Intakewerkblad voor een nieuwe klant van een accountantskantoor
Juridische entiteit en handelsnaam: [naam] Type entiteit en land: [type entiteit en land] Eerste contactpersoon en functie: [naam, functie en zakelijk e-mailadres] Bevoegde persoon voor goedkeuring van de opdracht: [naam en functie] Persoon die de documenten verzamelt: [naam en zakelijk e-mailadres] Afgesproken dienst: [maandelijkse boekhouding, bijgewerkte achterstallige boekhouding, jaarafsluiting of anders] Eerste verslagperiode: [startdatum tot einddatum] Eerste controledatum: [datum] Bestaande boekhoud- en salarissystemen: [gebruikte systemen] Bank-, kaart- en betaalrekeningen binnen de opdracht: [korte rekeningnamen] Wijzigingen in de periode: [geopende of gesloten rekeningen, personeel, activa of anders] Uploaddeadline en vervaldatum van de link: [deadline en vervaldatum] Documentoverzicht - [document] | [periode] | [aanleveraar] | [gewenste bestandsindeling] | [deadline] - [document] | [periode] | [aanleveraar] | [gewenste bestandsindeling] | [deadline] Open vragen en volgende stap: [vraag, verantwoordelijke en datum]
Maak van elke documentregel een uploaditem
Noordzee Logistiek B.V. spreekt bijvoorbeeld de boekhouding over maart af. De manager kan het bankafschrift van de zakelijke betaalrekening en het rapport van de betaaldienstverlener downloaden. De salarisadministrateur levert het loonoverzicht van maart aan. Zet deze drie items in het verzoek, met de exacte datums en de gewenste bestandsindeling.
Stel het verzoek voor die entiteit op in DocAsker, voeg elk item toe en kopieer de uploadlink. Noteer wie de opvolging doet als iemand anders een document beheert. Stuur de link rechtstreeks naar de bevoegde contactpersoon.
Bevestig de opdracht vóór de eerste deadline
Stuur de klant een korte samenvatting van de opdracht, verslagperiode en volgende stap. Gebruikt de klant een rekening niet meer of kan die een document niet verkrijgen? Noteer dat en spreek vóór de deadline een alternatief af.
Bewaar het ingevulde werkblad in het klantdossier volgens de toegangsregels van je kantoor. Bewaar bij terugkerende opdrachten de afspraken over de opdracht en pas de documentperioden aan wanneer je het volgende verzoek opstelt.
