O que fazer
- Confirme a pessoa jurídica, o período de trabalho e o contato autorizado antes de criar uma solicitação de documentos.
- Use uma linha para cada documento, para que a pessoa responsável pelo envio saiba quem o fornecerá e quando ele deverá ser enviado.
- Use o formulário para definir o escopo e a logística. Colete documentos confidenciais por meio de uma solicitação de envio separada.
- Checklist de onboarding contábil para escritórios
- Documentos contábeis mensais para solicitar ao cliente
- Como enviar um link de envio seguro para o cliente
Preencha o formulário durante a conversa de cadastro
Salve uma cópia separada para cada pessoa jurídica. Registre quem pode confirmar o escopo e quem pode localizar os arquivos. Se um cliente tiver várias empresas, confirme quais contas e obrigações pertencem a cada uma.
Registre os dados necessários para coordenar o trabalho. Solicite comprovantes de identidade e outros documentos confidenciais pelo canal aprovado pelo escritório. Não inclua credenciais bancárias no formulário.
Formulário de cadastro de novo cliente contábil
Pessoa jurídica e nome fantasia: [nome] Tipo de pessoa jurídica e país: [tipo de pessoa jurídica e país] Contato principal e função: [nome, função e e-mail de trabalho] Pessoa autorizada a aprovar o escopo: [nome e função] Pessoa responsável por reunir os arquivos: [nome e e-mail de trabalho] Serviço acordado: [escrituração mensal, regularização, fechamento anual ou outro] Primeiro período de trabalho: [data de início a data de término] Data da primeira revisão: [data] Sistemas atuais de escrituração e folha de pagamento: [sistemas utilizados] Contas bancárias, cartões e contas de pagamento incluídos: [identificação breve das contas] Alterações no período: [contas abertas ou encerradas, equipe, ativos ou outros] Prazo para envio e validade do link: [prazo e validade] Relação de documentos - [documento] | [período] | [quem fornece] | [formato preferido] | [data de entrega] - [documento] | [período] | [quem fornece] | [formato preferido] | [data de entrega] Dúvidas em aberto e próxima etapa: [dúvida, responsável e data]
Transforme cada linha da relação em um item para envio
Por exemplo, o Estúdio Horizonte contrata a escrituração de março. A gerente do estúdio pode baixar o extrato da conta operacional e o relatório da plataforma de pagamentos. O prestador de serviços de folha de pagamento fornecerá o resumo da folha de março. Inclua esses três itens na solicitação, com as datas exatas e o formato de arquivo esperado.
No DocAsker, configure a solicitação para essa pessoa jurídica, adicione cada item e copie o link do cliente. Anote quem fará o acompanhamento quando outra pessoa tiver um arquivo. Envie o link diretamente à pessoa autorizada.
Confirme o escopo antes do primeiro prazo
Envie ao cliente um breve resumo do trabalho, do período de trabalho e da próxima etapa. Se ele não usar mais uma conta ou não conseguir obter um documento, registre essa informação e combine uma alternativa antes do prazo.
Salve o formulário preenchido no arquivo do cliente, seguindo as regras de acesso do escritório. Em trabalhos recorrentes, mantenha o escopo registrado e atualize os períodos dos documentos ao preparar a próxima solicitação.
