À faire
- Confirmez l’entité, la période de travail et le contact autorisé avant de créer une demande de pièces.
- Consacrez une ligne à chaque document afin d’indiquer qui le fournit et pour quelle date.
- Utilisez la fiche pour cadrer la mission et son organisation. Collectez les documents confidentiels dans une demande de dépôt distincte.
- Checklist d’onboarding client pour experts-comptables
- Quelles pièces demander au client pour la comptabilité mensuelle
- Envoyer un lien de dépôt sécurisé à un client
Complétez la fiche pendant l’entretien d’accueil
Conservez une copie distincte pour chaque entité juridique. Notez la personne qui peut confirmer le périmètre de la mission et celle qui peut récupérer les fichiers. Si un même client détient plusieurs entités, vérifiez quels comptes et quelles obligations relèvent de chacune.
Consignez les informations nécessaires à la coordination de la mission. Collectez la pièce d’identité ou les autres documents confidentiels par le canal approuvé par votre cabinet. N’inscrivez pas de coordonnées bancaires dans la fiche.
Fiche d’accueil d’un nouveau client pour cabinet comptable
Entité juridique et nom commercial : [nom] Type d’entité et pays : [type d’entité et pays] Contact principal et fonction : [nom, fonction et adresse e-mail professionnelle] Personne autorisée à valider le périmètre : [nom et fonction] Personne chargée de réunir les fichiers : [nom et adresse e-mail professionnelle] Prestation convenue : [tenue comptable mensuelle, rattrapage, clôture annuelle ou autre] Première période comptable : [date de début à date de fin] Première date de révision : [date] Systèmes de comptabilité et de paie utilisés : [systèmes utilisés] Comptes bancaires, cartes et comptes de paiement concernés : [libellés courts des comptes] Changements sur la période : [comptes ouverts ou fermés, effectifs, actifs ou autres] Date limite de dépôt et expiration du lien : [date limite et date d’expiration] Tableau des pièces - [document] | [période] | [personne qui le fournit] | [format souhaité] | [date limite] - [document] | [période] | [personne qui le fournit] | [format souhaité] | [date limite] Questions en suspens et prochaine étape : [question, responsable et date]
Transformez chaque ligne en élément à déposer
Par exemple, Logistique Armor SAS confie à votre cabinet la tenue comptable du mois de mars. La responsable de l’entreprise peut télécharger le relevé du compte d’exploitation et le rapport du prestataire de paiement. Le prestataire de paie fournira le récapitulatif de paie de mars. Ajoutez ces trois éléments à la demande en précisant les dates exactes et le format de fichier attendu.
Dans DocAsker, configurez la demande pour cette entité, ajoutez chaque élément et copiez le lien client. Notez qui effectuera la relance lorsqu’une autre personne détient un fichier. Envoyez le lien directement au destinataire autorisé.
Confirmez le périmètre avant la première date limite
Envoyez au client un bref récapitulatif de la mission, de la période comptable et de la prochaine étape. S’il n’utilise plus un compte ou ne peut pas obtenir un document, consignez-le et convenez d’une pièce de remplacement avant la date limite.
Enregistrez la fiche complétée dans le dossier client, conformément aux règles d’accès de votre cabinet. Pour une mission récurrente, conservez le périmètre convenu et mettez à jour les périodes des documents lors de la préparation de la demande suivante.
