Cosa fare
- Conferma l'impresa, il periodo di lavoro e il contatto autorizzato prima di creare una richiesta documenti.
- Usa una riga per ogni documento, così chi carica i file può vedere chi deve fornirlo ed entro quando.
- Usa la scheda per definire l'ambito e gli aspetti pratici. Raccogli i documenti riservati con una richiesta documenti separata.
- Checklist onboarding clienti per studi commercialisti
- Documenti contabili mensili da chiedere ai clienti
- Come inviare un link sicuro per i documenti a un cliente
Compila la scheda durante il colloquio conoscitivo
Salva una copia separata per ogni persona giuridica. Indica chi può confermare l'ambito dell'incarico e chi può recuperare i file. Se un cliente possiede più imprese, verifica quali conti e obblighi appartengono a ciascuna.
Registra i dati necessari per coordinare l'incarico. Raccogli documenti d'identità e altri documenti riservati tramite il canale approvato dallo studio. Non inserire nella scheda le credenziali bancarie.
Scheda di acquisizione per un nuovo cliente dello studio
Impresa e denominazione commerciale: [nome] Forma giuridica e Paese: [forma giuridica e Paese] Referente principale e ruolo: [nome, ruolo ed e-mail di lavoro] Persona autorizzata ad approvare l'incarico: [nome e ruolo] Persona che raccoglie i file: [nome ed e-mail di lavoro] Servizio concordato: [contabilità mensile, arretrati, chiusura annuale o altro] Primo periodo contabile: [data di inizio e data di fine] Prima data di revisione: [data] Sistemi contabili e paghe in uso: [sistemi utilizzati] Conti bancari, carte e conti di pagamento inclusi nell'incarico: [brevi denominazioni dei conti] Variazioni nel periodo: [conti aperti o chiusi, personale, beni o altro] Scadenza per il caricamento e scadenza del link: [scadenza e termine di validità] Elenco dei documenti - [documento] | [periodo] | [chi lo fornisce] | [formato preferito] | [data di scadenza] - [documento] | [periodo] | [chi lo fornisce] | [formato preferito] | [data di scadenza] Questioni aperte e prossima attività: [questione, responsabile e data]
Trasforma ogni riga dell'elenco in un elemento da caricare
Per esempio, Trasporti Adriatica S.r.l. concorda la contabilità di marzo. L'amministratore può scaricare l'estratto conto del conto operativo e il resoconto del gestore dei pagamenti. Il fornitore del servizio paghe invierà il prospetto paghe di marzo. Inserisci questi tre elementi nella richiesta, specificando le date esatte e il formato previsto dei file.
In DocAsker, crea la richiesta documenti per quella persona giuridica, aggiungi ogni voce e copia il link di caricamento. Annota chi dovrà ricontattare il cliente se il file è in possesso di un'altra persona. Invia il link direttamente al destinatario autorizzato.
Conferma l'ambito dell'incarico prima della prima scadenza
Invia al cliente un breve riepilogo dell'incarico, del periodo contabile e della prossima attività. Se non usa più un conto o non riesce a ottenere un documento, annotalo e concorda un'alternativa prima della scadenza.
Salva la scheda compilata nella cartella del cliente, seguendo le regole di accesso dello studio. Per un incarico ricorrente, conserva l'ambito concordato e aggiorna i periodi dei documenti quando prepari la richiesta documenti successiva.
